Entretien professionnel biennal : quelles obligations pour l’employeur ?

Le grand changement 2025 : adieu le biennal, bonjour l’entretien de parcours professionnel

Vous cherchez des infos sur l’obligation de l’employeur concernant l’entretien professionnel biennal des salariés ? Vous êtes au bon endroit, mais préparez-vous : le cadre a changé. Depuis la loi du 24 octobre 2025, l’entretien professionnel biennal n’existe plus en tant que tel. Il est remplacé par l’entretien de parcours professionnel, avec une périodicité portée à 4 ans.

Je sais, c’est déstabilisant. Beaucoup de sites web que vous avez consultés donnent encore des informations obsolètes. Dans ma pratique de juriste, je vois des entreprises qui continuent de fonctionner sur l’ancien rythme. Elles perdent un temps précieux et s’exposent à des contentieux.

Ce que dit l’article L.6315-1 du Code du travail aujourd’hui

L’article L.6315-1 du Code du travail a été modifié. Depuis le 24 octobre 2025, l’entretien professionnel est devenu l’entretien de parcours professionnel. La périodicité est passée de 2 ans à 4 ans. Ce changement vise à réduire la charge administrative des TPE/PME tout en maintenant un suivi régulier du salarié.

Points clés à retenir :

• L’entretien doit avoir lieu tous les 4 ans maximum, au lieu de 2 ans.
• Un accord collectif peut aménager cette périodicité, sans jamais excéder 4 ans.
• L’entretien se tient pendant le temps de travail.
• Le salarié doit être informé de l’existence de cet entretien dès son embauche.

Le terme « biennal » reste utilisé par habitude, mais juridiquement, nous parlons désormais d’un cycle de 4 ans. Si vous avez calé vos processus RH sur l’ancien rythme, vous pouvez souffler : vous avez une marge de manœuvre supplémentaire. Mais attention, cette marge ne doit pas devenir un prétexte pour tout repousser. Le suivi du parcours professionnel reste une obligation forte de l’employeur.

Qui doit organiser l’entretien professionnel de parcours ?

La réponse est simple : tous les employeurs. Quelle que soit la taille de l’entreprise, vous devez organiser ces entretiens pour tous vos salariés, en CDI comme en CDD, en apprentissage ou en contrat de professionnalisation, à temps plein comme à temps partiel.

Beaucoup de dirigeants pensent que cela ne concerne que les grandes structures. C’est une erreur. Les TPE/PME sont concernées de la même manière. Le Code du travail ne fait pas de distinction selon l’effectif pour l’obligation d’organiser les entretiens. Ce qui change avec la taille, c’est la sanction en cas de manquement, je vous en reparle plus bas.

Les salariés que vous oubliez (et les exclusions que je tranche au quotidien)

Dans ma pratique, je vois régulièrement des oublis. Les salariés absents, en congé ou en période de suspension du contrat de travail sont trop souvent négligés. C’est une erreur.

Les salariés concernés :

• Les salariés en CDI, même pendant la période d’essai.
• Les salariés en CDD, avec un entretien adapté à la durée du contrat.
• Les salariés à temps partiel.
• Les apprentis et les salariés en contrat de professionnalisation.
• Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure ? Non. Ici, l’obligation pèse sur l’entreprise de travail temporaire ou l’entreprise prêteuse.

Les exclusions à connaître : les intérimaires, les salariés mis à disposition et les sous-traitants ne relèvent pas de votre obligation. Leur employeur d’origine reste responsable de l’organisation de l’entretien.

Autre point que je tranche souvent : le lieu. L’entretien peut se dérouler à distance, par visioconférence. La réglementation l’autorise, et les outils type Teams ou Zoom sont parfaitement adaptés. Le tout est de tracer l’échange et de recueillir la signature électronique du compte rendu. Et si l’entretien n’est pas formalisé, le salarié peut-il se faire assister lors d’un entretien informel ?

Le contenu obligatoire, révélateur de vos pratiques RH

Le contenu de l’entretien doit être structuré. L’objectif est de faire un état des lieux du parcours professionnel du salarié, d’identifier ses compétences et d’échanger sur ses perspectives d’évolution.

Concrètement, vous devez aborder :

• Les compétences du salarié et ses qualifications.
• Le parcours professionnel suivi depuis le dernier entretien.
• Les besoins de formation, en lien avec l’évolution de son poste et de l’entreprise.
• Les souhaits d’évolution professionnelle du salarié, y compris en termes de mobilité.
• Le compte personnel de formation (CPF), avec les abondements éventuels.
• La possibilité de recourir à la VAE (validation des acquis de l’expérience).
• Le conseil en évolution professionnelle, accessible à tous les salariés.

L’entretien doit aussi être l’occasion d’informer le salarié sur son droit au conseil en évolution professionnelle et sur les dispositifs de formation mobilisables. Si vous ne savez pas quoi faire de ces sujets, c’est le signe que votre politique RH a besoin d’un coup de jeune.

Pourquoi il ne faut jamais le fusionner avec l’entretien annuel d’évaluation (Jurisprudence 2016)

Je dois être franc : fusionner l’entretien professionnel avec l’entretien annuel d’évaluation est une mauvaise idée. La Cour de cassation l’a rappelé dans un arrêt du 6 juillet 2016 (n°15-18.419) : l’entretien professionnel ne porte pas sur l’évaluation du salarié.

L’entretien annuel d’évaluation sert à mesurer la performance, fixer des objectifs, aborder la progression salariale. L’entretien professionnel, lui, sert à construire un parcours. Ce sont deux logiques différentes. Si vous les mélangez, vous rendez votre obligation illisible et vous perdez le bénéfice juridique de l’exercice.

Mon conseil : organisez deux temps distincts, ou si vous les programmez le même jour, rédigez deux comptes rendus séparés. C’est une sécurité simple qui vous évitera bien des déconvenues en cas de contrôle ou de litige.

Les entretiens de reprise après absence : l’angle mort qui vous expose

Voici le piège classique. L’entretien de parcours doit aussi être organisé après certaines absences. Dans ce cas, l’entretien doit être proposé dans un délai de 12 mois suivant le retour du salarié. Si le salarié a déjà bénéficié d’un entretien dans les 12 mois précédant son retour, l’entretien de reprise n’est pas obligatoire.

Les absences concernées sont listées par le Code du travail. Je vous épargne la lecture des décrets, voici le tableau pratique :

Notez bien ces cas. J’ai vu des entreprises condamnées pour avoir oublié un retour de congé de maternité. L’obligation de l’employeur concernant l’entretien professionnel biennal des salariés ne s’arrête pas au retour du salarié, elle se renforce même. Le salarié qui revient d’une longue absence a besoin de repères. Cet entretien est une chance de le réintégrer sereinement et d’anticiper ses besoins en formation.

Formalisme et preuve : le compte-rendu signé qui fait foi

L’entretien ne suffit pas. Il faut le tracer. Le compte rendu est obligatoire. Il doit être écrit, daté et signé par les deux parties. Conservez-le précieusement, de préférence dans le dossier individuel du salarié. En cas de contrôle de l’inspection du travail ou de litige, c’est votre seule preuve.

Un compte rendu vague, sans date, sans signature, ne vaut rien. Dans ma pratique, je recommande à mes clients de le rédiger à la fin de l’entretien, avec le salarié. Cela évite les contestations et montre votre sérieux.

Mon modèle de compte-rendu : les 5 rubriques qui sauvent le bilan à 6 ans

Voici les rubriques que j’utilise systématiquement :

1. Identité du salarié et poste occupé.
2. Date et lieu de l’entretien. Précisez si l’échange a eu lieu à distance.
3. État des lieux du parcours : diplômes, formations suivies, compétences développées.
4. Souhaits d’évolution exprimés par le salarié, même si vous les jugez irréalistes.
5. Suite proposée par l’employeur : formation, mobilité interne, ou simple suivi.

Ce modèle vous permet de justifier de la réalité des échanges. C’est la base pour construire le bilan à 6 ans sans stress.

Le bilan à 6 ans : évitez la sanction de 3 000 € sur le compte personnel de formation

Le bilan à 6 ans est obligatoire pour toutes les entreprises. Tous les 6 ans, vous devez réaliser un état des lieux récapitulatif du parcours du salarié. Ce bilan s’appuie sur les entretiens réalisés sur la période et sur les actions de formation suivies.

Concrètement, ce bilan doit vérifier que le salarié a bien bénéficié d’au moins une action de formation non obligatoire, ou d’une progression salariale, ou d’une progression professionnelle. Si ce n’est pas le cas, voici la sanction : 3 000 € abondés sur le CPF du salarié. Et cette pénalité s’applique uniquement pour les entreprises d’au moins 50 salariés.

La sanction est automatique si vous ne pouvez pas prouver que le salarié a bénéficié de l’un de ces trois éléments. C’est un point critique. La charge de la preuve vous revient. Sans compte rendu signé et sans traçabilité des formations, vous êtes en tort.

Les critères pour tracer une progression (formation non obligatoire ou progression salariale et professionnelle)

Pour éviter la sanction, vous devez prouver au moins l’un des trois critères suivants :

• Le salarié a suivi une action de formation non obligatoire. Les formations obligatoires (sécurité, hygiène, habilitations) ne comptent pas.
• Le salarié a connu une progression salariale. Cela inclut une augmentation individuelle, un changement de coefficient, une prime liée à un changement de poste.
• Le salarié a connu une progression professionnelle. Cela peut être une promotion, un changement de niveau, une évolution de ses responsabilités.

Notez bien : vous devez être en mesure de le démontrer pour chaque salarié. Si l’un d’entre eux n’entre dans aucun de ces cas, vous prenez le risque de payer l’abondement correctif.

Mon calendrier pratique pour ne jamais rater une échéance (embauche, entretiens, vision à 6 ans)

Je vous propose un calendrier simple à mettre en place :

• À l’embauche : remettez la notice d’information sur le CPF et mentionnez l’existence de l’entretien de parcours dans le contrat ou la lettre d’embauche.
• Tous les 4 ans : planifiez l’entretien de parcours professionnel. Le plus simple est de le caler sur la date anniversaire de l’embauche.
• À chaque absence longue : prévoyez l’entretien de reprise dans les 12 mois.
• Tous les 6 ans : réalisez le bilan récapitulatif à partir des comptes rendus.

Je vous conseille de créer un fichier de suivi RH, un simple tableur suffit. Dans ce fichier, indiquez pour chaque salarié : la date d’embauche, la date du dernier entretien, la date du prochain entretien, la date du bilan à 6 ans, et les formations suivies. Vous aurez ainsi une vision claire de vos échéances.

Attention à un détail : la visite médicale de mi-carrière. Si votre salarié atteint 45 ans, l’entretien de parcours doit être organisé dans les 2 mois suivant cette visite. C’est une subtilité supplémentaire, mais elle a son importance.

Un dernier conseil, et pas des moindres : ne considérez pas cet entretien comme une formalité administrative. C’est un outil de pilotage RH redoutable. Un salarié qui se sent écouté sur son avenir reste plus facilement dans votre entreprise. C’est aussi un moyen de détecter des talents internes avant qu’ils ne partent voir ailleurs. Alors, oui, cela prend du temps. Mais le temps investi ici vous fera gagner de l’argent sur la durée, en fidélité et en compétences.