Arkevia : le guide pratique pour vos bulletins de paie

Qu’est-ce qu’Arkevia ? Le coffre-fort numérique de vos documents RH

Arkevia est une plateforme sécurisée qui permet aux salariés et aux employeurs de stocker, consulter et gérer l’ensemble de leurs documents professionnels, en particulier les bulletins de paie. Loin du classique classeur papier qui prend la poussière, ce coffre-fort numérique centralise toutes vos pièces RH en ligne, accessibles à tout moment depuis votre espace personnel. Fini les dossiers éparpillés : avec ce service, vous pouvez conserver vos bulletins de salaire, contrats, avenants, attestations et autres documents importants en un seul endroit, 24 h/24 et 7 j/7.

Conçu pour simplifier la gestion des ressources humaines, Arkevia est proposé par votre employeur dans le cadre d’une convention de mise à disposition. L’inscription n’est pas ouverte au grand public : vous recevez un matricule et un code secret directement de votre entreprise. Une fois activé, votre compte vous suit même si vous changez de poste ou d’employeur. Un vrai atout pour garder une trace fiable de votre carrière.

Un service conçu pour les salariés et les entreprises

D’un côté, le salarié y trouve un espace personnel sécurisé pour télécharger, classer et partager ses documents sans risquer de les perdre. De l’autre, l’entreprise simplifie la diffusion de ses bulletins de paie et réduit sa consommation de papier. Cette solution répond aussi aux obligations légales de conservation des données RH, tout en respectant le RGPD. En bref, Arkevia est un outil pratique qui fait gagner du temps aux deux parties.

Quels types de documents peut-on stocker ?

La plateforme accepte une large gamme de fichiers. Voici les principaux :

• Bulletins de paie (bien sûr !)
• Contrats de travail et avenants
• Attestations diverses (employeur, salaire, etc.)
• Convention de mise à disposition
• Documents de fin de contrat (solde de tout compte, certificat de travail)
• Relevés d’heures, notes de frais

Bref, tout ce qui touche à votre vie professionnelle peut être rangé dans ce coffre-fort numérique. Et bonne nouvelle : les documents sont automatiquement classés par l’outil, vous n’avez presque rien à faire.

Comment activer votre compte Arkevia en 5 étapes

L’activation est simple, mais il faut suivre quelques étapes précises. Si vous venez de recevoir votre code secret, voici comment procéder.

Les prérequis : matricule et code secret fournis par l’employeur

Pour commencer, vous devez avoir en main deux informations : votre matricule (ou identifiant) et un code secret provisoire. L’entreprise vous les transmet par email ou par courrier. Sans ces éléments, impossible de créer votre compte – l’inscription publique n’existe pas. Si vous ne les avez pas reçus, contactez le service RH.

La procédure d’inscription sur myarkevia.com

1. Rendez-vous sur la page de connexion officielle : myarkevia.com.
2. Cliquez sur « Activer mon compte » (ou un lien similaire).
3. Saisissez votre matricule et le code secret provisoire.
4. Acceptez les conditions générales d’utilisation.
5. Créez votre propre mot de passe (8 caractères minimum, avec majuscules, chiffres…).

Une fois ces étapes validées, votre espace personnel est opérationnel. Vous pouvez immédiatement accéder à vos documents. Pensez à noter votre mot de passe dans un gestionnaire dédié – on a tous déjà oublié le nôtre.

Connexion et récupération d’accès : mode d’emploi

Vous êtes déjà inscrit mais vous ne parvenez plus à vous connecter ? Pas de panique, la procédure est prévue.

Se connecter à son espace personnel

Rien de plus simple : allez sur myarkevia.com, entrez votre identifiant (matricule ou adresse email selon votre configuration) et votre mot de passe. La connexion est possible depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette). Un conseil : activez la double authentification si elle est proposée – votre sécurité n’en sera que renforcée.

Mot de passe oublié ? La procédure pas à pas

Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Saisissez votre adresse email ou votre matricule. Vous recevrez un lien de réinitialisation par email. Attention : vérifiez vos spams, le message peut s’y cacher. Si vous ne recevez rien après plusieurs minutes, contactez le support de la plateforme ou votre service RH. Une fois le nouveau mot de passe créé, vous pourrez de nouveau accéder à vos bulletins de paie et autres documents.

Accéder à vos bulletins de paie même après avoir quitté votre employeur

C’est l’une des fonctionnalités les plus appréciées. Votre compte Arkevia reste actif même si vous changez d’entreprise ou prenez votre retraite. Les documents déjà déposés sont conservés pendant 50 ans (voire jusqu’à 75 ans dans certains cas). Vous pouvez ainsi consulter un bulletin de paie vieux de plusieurs décennies sans avoir à fouiller dans des cartons poussiéreux. Important : Cette conservation est indépendante de votre employeur d’origine. Vous n’avez donc pas à vous inquiéter si l’entreprise ferme ou si vous partez. Vos données vous suivent.

De plus, si vous avez travaillé pour plusieurs sociétés utilisant Arkevia, vous pouvez centraliser tous vos bulletins de paie dans un seul et même espace. Un vrai gain de temps pour préparer votre retraite ou justifier vos revenus auprès d’un banquier.

Fonctionnalités clés : gestion, partage et sécurité

Arkevia ne se contente pas de stocker vos documents. Il offre des outils pratiques pour les gérer au quotidien.

Classement automatique et partage sécurisé avec des tiers

Dès qu’un nouveau bulletin de paie est ajouté, la plateforme le classe automatiquement par année et par type. Fini les recherches interminables : une recherche par mot-clé suffit pour retrouver n’importe quel document. Vous pouvez aussi télécharger un fichier au format PDF pour le conserver localement.

Besoin de partager une attestation avec un assureur ou un bailleur ? Arkevia permet de générer un lien de partage sécurisé, valable pour une durée limitée. Vous contrôlez exactement qui peut voir vos documents et pendant combien de temps. Le destinataire n’a pas besoin de créer un compte – il lui suffit de cliquer sur le lien. Attention : ne partagez jamais votre mot de passe principal ; utilisez exclusivement cette fonctionnalité.

Arkevia est-il vraiment sécurisé pour vos données personnelles ?

C’est LA question que tout le monde se pose. Avec des informations aussi sensibles que vos bulletins de paie, la sécurité est évidemment primordiale. La réponse est oui, sous plusieurs aspects.

Chiffrement, hébergement en France et conformité RGPD

Les données sont chiffrées de bout en bout, que ce soit lors du stockage ou du transfert. Les serveurs sont hébergés en France, ce qui garantit une protection renforcée selon les normes européennes. La plateforme respecte strictement le RGPD, ce qui signifie que vos informations ne sont ni revendues ni utilisées à des fins commerciales. De plus, la double authentification est disponible pour les comptes qui le souhaitent – une couche supplémentaire de sécurité non négligeable.

Pour les employeurs, Arkevia permet de se conformer aux obligations légales de conservation des bulletins de paie (50 ans) tout en limitant les risques de perte de données. En cas de départ d’un salarié, la mise à disposition des documents reste effective, sans avoir à gérer des archives papier.

En résumé, ce coffre-fort numérique offre un niveau de sécurité bien supérieur à un classeur papier ou à un disque dur qui peut lâcher sans préavis. Notre conseil : activez la double authentification et effectuez une sauvegarde locale régulière de vos documents les plus importants – au cas où.